Mentionsy

KSEF - czym jest i co zmienia w życiu przedsiębiorcy

Eksperci Taxeo aktywnie pomagają przedsiębiorcom w bezpiecznym przejściu na e-faktury ustrukturyzowane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oferując analizę procesów i przygotowanie planów wdrożeniowych.Taxeo szczegółowo omawia zagadnienie KSeF, który jest państwową platformą służącą do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, tworzonych w jednolitym schemacie XML, co pozwala na ich automatyczne przetwarzanie i weryfikację.Harmonogram i status obowiązkowości KSeFChoć obowiązek wejdzie w życie w 2026 r., korzystanie z KSeF jest już teraz dobrowolne. Wcześniejsze wdrożenie dobrowolne ułatwia przygotowanie się do etapu obowiązkowego.Ustawodawca zaplanował dwa kluczowe terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF, które należy wziąć pod uwagę:1. Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.2. Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.Wystawianie faktur poza KSeF po starcie etapu obowiązkowego (gdy podatnik jest zobowiązany do korzystania z systemu) będzie traktowane jako naruszenie przepisów, co grozi sankcjami karnoskarbowymi.Korzyści i wdrożeniePrzejście na e-faktury ustrukturyzowane przynosi wymierne korzyści, często wskazywane przez firmy, takie jak:• Automatyzacja procesu fakturowania.• Mniej błędów formalnych, ponieważ KSeF weryfikuje strukturę danych.• Szybszy dostęp do dokumentów i łatwiejsza obsługa korekt.• Bezpieczeństwo i jednorodne archiwum faktur.• Potencjalnie szybszy zwrot VAT.Aby bezpiecznie wdrożyć KSeF, zaleca się przejście pełnej ścieżki przygotowawczej, która obejmuje wybór oprogramowania, integrację API z KSeF, konfigurację danych kontrahentów (zgodność ze schemą), opracowanie procedur na wypadek awarii oraz szkolenia zespołów.KSeF a sprzedaż dla konsumentów (B2C)Od 2026 r. pojawi się możliwość (ale nie obowiązek) wystawiania faktur ustrukturyzowanych również dla konsumentów (B2C). O formie wystawienia faktury konsumenckiej (KSeF lub tradycyjna) decyduje sprzedawca.W przypadku wystawienia faktury B2C w KSeF, sprzedawca musi spełnić dodatkowe wymogi:• Dokument podlega tym samym regułom technicznym co faktury B2B.• Sprzedawca musi udostępnić konsumentowi dokument poza systemem (np. PDF, wydruk).• Na udostępnianym dokumencie musi znaleźć się kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie.W relacji B2C, datą otrzymania faktury przez konsumenta jest moment faktycznego doręczenia dokumentu poza KSeF (np. dostarczenie listem poleconym), natomiast datą wystawienia jest chwila wysłania e-faktury do KSeF. W celu uniknięcia błędów i komplikacji zaleca się ujednolicenie procesów wystawiania faktur B2C.